Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Fredericia Fotoklub behandler personoplysninger om medlemmer, personer der kontakter os, besøgende på hjemmesiden og personer, der optræder på billeder, som klubben offentliggør.
1. Dataansvarlig
Fredericia Fotoklub
c/o Anders Jensen Olsen
Søndermarksvej 80, 1. mf, 7000 Fredericia
CVR-nr.: 34634920
E-mail: formand@fredericiafotoklub.dk
Formanden er klubbens kontaktperson for databeskyttelse. Klubben er ikke forpligtet til at have en databeskyttelsesrådgiver (DPO).
2. Hvilke oplysninger behandler vi, og hvorfor?
Medlemskab
Når du melder dig ind, behandler vi navn, adresse, e-mail, telefonnummer samt oplysninger om kontingentbetaling (dato, beløb og betalingsmetode). Formålet er at administrere dit medlemskab, opkræve kontingent, invitere til klubaftener og generalforsamling og give dig adgang til medlemmernes Facebook-gruppe.
Grundlag: Aftale om medlemskab (GDPR art. 6, stk. 1, litra b) og, for regnskabsbilag, retlig forpligtelse efter bogføringsloven (art. 6, stk. 1, litra c).
Billeder af personer
Som fotoklub tager og viser vi billeder – på hjemmesiden, i gallerier, på vores Facebook-side og ved udstillinger. Vi skelner mellem:
- Situationsbilleder fra klubaftener, ture og arrangementer, hvor fokus er på aktiviteten. Dem kan vi offentliggøre på grundlag af klubbens legitime interesse i at vise klubbens aktiviteter (art. 6, stk. 1, litra f).
- Portrætbilleder, hvor en eller flere personer er i fokus. Dem offentliggør vi kun med samtykke fra den eller de afbildede (art. 6, stk. 1, litra a). For børn under 15 år kræves samtykke fra forældremyndighedsindehaveren.
- Medlemmernes egne billeder i galleriet. Det enkelte medlem har ansvaret for at have samtykke fra personer på sine billeder, og ophavsretten tilhører altid fotografen.
Ønsker du et billede af dig fjernet, så skriv til formand@fredericiafotoklub.dk. Vi fjerner det hurtigst muligt og som udgangspunkt inden for 14 dage.
Henvendelser og kontaktformular
Når du skriver til os via e-mail eller kontaktformularen på hjemmesiden, behandler vi de oplysninger, du selv sender (typisk navn, e-mail og din besked), for at kunne besvare din henvendelse. Grundlag: Vores legitime interesse i at besvare henvendelser (art. 6, stk. 1, litra f).
Klubbens historik
Referater fra generalforsamlinger og beskrivelser af tidligere arrangementer kan indeholde navne på bestyrelsesmedlemmer, dirigenter og vindere af konkurrencer. Vi offentliggør dem som en del af foreningens åbenhed og historik (legitim interesse, art. 6, stk. 1, litra f).
Hjemmesiden
Når du besøger hjemmesiden, registreres teknisk information som IP-adresse og browsertype. Vi bruger cookies til at huske dit cookievalg og – hvis du accepterer det – til statistik. Du kan til enhver tid ændre dit valg via cookie-ikonet nederst til venstre på siden. Kontaktformularen er beskyttet mod spam med Google reCAPTCHA.
3. Hvem deler vi oplysninger med?
Vi sælger aldrig dine oplysninger. Vi bruger følgende leverandører (databehandlere), som kun må behandle oplysningerne efter vores instruks:
- Webhotel One.com– drift af hjemmesiden
- Dinero – regnskab og bogføring
- CookieYes – håndtering af cookiesamtykke
- Google (reCAPTCHA) – spambeskyttelse af formularer
Klubbens bank Nordea og MobilePay behandler betalingsoplysninger som selvstændige dataansvarlige. Klubbens revisor får adgang til regnskabsbilag i forbindelse med revisionen.
Facebook: Klubben har en offentlig Facebook-side og en lukket gruppe for medlemmer. Meta Platforms Ireland Ltd. og klubben er fælles dataansvarlige for den statistik, Meta laver om besøgende på siden. Meta behandler i øvrigt oplysninger efter sin egen privatlivspolitik.
4. Overførsel til lande uden for EU/EØS
Enkelte af vores leverandører – Google, Gravatar (Automattic) og Meta – kan overføre oplysninger til USA. Overførslen sker på grundlag af EU-Kommissionens afgørelse om EU-US Data Privacy Framework eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. CookieYes er et britisk firma, og Storbritannien er omfattet af en tilstrækkelighedsafgørelse fra EU-Kommissionen.
5. Hvor længe gemmer vi oplysningerne?
- Medlemsoplysninger (kontaktoplysninger): slettes senest 12 måneder efter udmeldelse.
- Regnskabsbilag (fx kontingentbetalinger): gemmes i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører, jf. bogføringsloven.
- Henvendelser: slettes, når sagen er afsluttet, og senest efter 2 år.
- Samtykker (fx til portrætbilleder): gemmes, så længe billedet er offentliggjort, og derefter i op til 2 år som dokumentation.
- Billeder og referater i klubbens historik: gemmes, så længe de har historisk værdi for klubben, medmindre du beder om at få dem fjernet.
6. Dine rettigheder
Du har ret til at:
- få indsigt i de oplysninger, vi har om dig
- få rettet forkerte oplysninger
- få slettet oplysninger
- få begrænset behandlingen
- gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af legitim interesse – herunder offentliggørelse af billeder
- få udleveret dine oplysninger i et almindeligt format (dataportabilitet)
- trække et samtykke tilbage når som helst. Det påvirker ikke lovligheden af behandlingen, før du trak samtykket tilbage
Skriv til formand@fredericiafotoklub.dk. Vi svarer inden for én måned.
7. Klage til Datatilsynet
Du kan klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33 19 32 00, e-mail dt@datatilsynet.dk, www.datatilsynet.dk.
8. Sikkerhed
Vi beskytter oplysningerne med tekniske og organisatoriske tiltag: hjemmesiden bruger krypteret forbindelse (HTTPS), kun relevante bestyrelsesmedlemmer har adgang til medlemslisten, og adgang til hjemmesidens administration er beskyttet med personlige logins.
9. Ændringer
Vi opdaterer privatlivspolitikken, når der sker ændringer i vores behandling af personoplysninger. Den gældende version findes altid her på siden.
Senest opdateret: 23. september 2026